A comissão científica de um congresso reúne três papéis diferentes: os membros, cujo nome aparece no site do evento e nos certificados; os pareceristas, que avaliam os trabalhos; e os coordenadores de grupo temático (GT), que cuidam dos pareceristas e da distribuição de um ou mais GTs e também avaliam. Separar esses papéis desde o início evita o problema mais comum da chamada de trabalhos: alguém convidado para a comissão que, na hora de avaliar, não encontra nenhum trabalho.
Quando a avaliação cresce, a coordenação geral deixa de dar conta de distribuir sozinha centenas de trabalhos. Dividir a comissão por GT, com um coordenador em cada um, reparte esse trabalho entre pessoas que conhecem a área.
Neste guia, mostramos como montar a comissão científica por grupo temático, como cadastrar e importar pareceristas, o que o coordenador de GT pode fazer e como funcionam os e-mails que levam o resultado aos autores. Os exemplos vêm da plataforma de eventos da Softaliza.
Os três papéis da comissão científica
Membro da comissão, parecerista e coordenador de GT são cadastros diferentes, e só os dois últimos dão acesso à área de avaliação.
| Papel | Para que serve | Avalia trabalhos? |
|---|---|---|
| Membro da comissão científica | Nome exibido no site do evento e usado nos certificados | Não |
| Parecerista | Avalia os trabalhos que recebe na distribuição | Sim |
| Coordenador de GT | Cadastra pareceristas e distribui os trabalhos dos GTs que coordena | Sim, também é parecerista desses GTs |
Cadastrar alguém apenas como membro da comissão científica não dá acesso à avaliação. A pessoa recebe o convite da comissão, mas só avalia se também estiver cadastrada como parecerista de um GT. A mesma pessoa pode estar nos dois cadastros.
Por que organizar a avaliação por grupo temático
Os grupos temáticos são as áreas em que os trabalhos se dividem, como Educação, Saúde ou Tecnologia. Organizar a comissão por GT traz três vantagens:
- Cada trabalho vai para quem conhece o tema: com a regra de correspondência de grupo temático ligada, o parecerista só recebe trabalhos do mesmo GT.
- A distribuição é dividida: cada coordenador cuida só dos seus GTs, e a coordenação geral acompanha todos.
- O autor nunca avalia o próprio trabalho: o parecerista não aparece como opção para um trabalho de que é autor, mesmo com a regra de correspondência desligada.
Na Softaliza, os GTs são cadastrados antes das pessoas, em Científico › Configuração › Trilhas e áreas. O parecerista se liga ao evento e aos GTs, nunca a uma modalidade: o tipo de trabalho, como pôster ou resumo expandido, aparece na fila de avaliação, mas não muda quem pode avaliar. Para separar por tipo de trabalho, o caminho é criar GTs diferentes ou distribuir manualmente.
Como cadastrar os pareceristas
Há dois caminhos: o cadastro individual e a importação por planilha.
Cadastro individual. A equipe informa:
- Nome e e-mail de acesso (obrigatórios): o e-mail de acesso identifica a conta da pessoa na plataforma;
- E-mail de contato, CPF e instituição (opcionais);
- Grupos temáticos que a pessoa vai avaliar.
Ao salvar, a plataforma reaproveita a conta que já existe com aquele e-mail, por exemplo de alguém que já foi autor ou participante de outro evento, ou cria uma conta nova. A pessoa recebe o e-mail de convite para avaliador, e quem nunca entrou na plataforma recebe junto o link para definir a senha.
Importação por planilha. Para cadastrar muitos pareceristas de uma vez, a equipe monta um arquivo CSV com as colunas nome e email (obrigatórias) e, se quiser, cpf e instituicao, separadas por vírgula ou ponto e vírgula. Cada arquivo vai para um GT de destino, com até 500 linhas e 1 MB. Ao final, a tela informa quantas pessoas foram incluídas e quantas linhas falharam, e cada pessoa importada recebe o mesmo convite do cadastro individual.
O papel do coordenador de GT
O coordenador de GT é um parecerista com uma responsabilidade a mais naquele grupo temático. Ele pode ser nomeado como Coordenador ou Vice-coordenador: os dois papéis têm as mesmas permissões, e a diferença é só o rótulo.
Não é preciso cadastrar a pessoa como parecerista antes. Ao adicionar o coordenador, a equipe escolhe alguém já cadastrado ou informa uma pessoa nova, e quem ainda não era parecerista dos GTs escolhidos passa a ser automaticamente.
O que cada perfil pode fazer:
- Parecerista: avalia os trabalhos atribuídos a ele.
- Coordenador de GT: avalia e, só nos GTs que coordena, cadastra, importa, edita e inativa pareceristas e distribui e redistribui os trabalhos.
- Administrador do evento: cadastra pareceristas e distribui trabalhos em todos os GTs, vê as configurações gerais do evento e é o único que nomeia ou remove coordenadores.
O parecerista entra pelo link do convite e vê só os trabalhos atribuídos a ele. O coordenador entra pela mesma área e encontra também o botão Gerenciar meu GT. Os dois têm um guia de uso próprio dentro da área de avaliação.
Como conferir se a pessoa já pode avaliar
Depois do cadastro, três conferências evitam surpresa no meio da avaliação:
- Último acesso: "Nunca acessou" indica que a pessoa ainda não entrou na plataforma. O botão Reenviar convite manda de novo o link de definição de senha.
- Histórico de e-mails: em Comunicações › Histórico aparece se o convite saiu e para qual endereço.
- Distribuição: em cada trabalho, o seletor de avaliador lista só os pareceristas que podem avaliá-lo. Se alguém não aparece, a causa costuma ser o status inativo, um GT diferente do trabalho, um trabalho sem GT ou a autoria.
Para corrigir a comissão sem perder o que já foi feito, a Softaliza separa três ações:
- Inativar: tira a pessoa da distribuição e guarda atribuições, pareceres e histórico. É o caminho para quem já avaliou.
- Excluir: remove o vínculo com o evento e só é permitido quando a pessoa não tem atribuições, pareceres, documentos nem papel de coordenação.
- Unificar duplicados: quando a mesma pessoa foi cadastrada duas vezes, por exemplo com dois e-mails, os vínculos, pareceres e histórico passam para o cadastro que fica.
Distribuição e lembretes aos avaliadores
A distribuição pode ser automática, com um número máximo de trabalhos por avaliador, ou manual, trabalho a trabalho. O evento define quantos avaliadores cada trabalho recebe, e cada modalidade pode ter o seu número.
Para que os pareceres cheguem no prazo, a plataforma envia um lembrete automático cinco dias antes do prazo de avaliação, às 9h (horário de Brasília), para quem ainda tem parecer pendente. Além disso, a equipe pode cobrar um avaliador específico pelo botão de cobrança na distribuição.
Os e-mails que levam o resultado aos autores
A comissão decide quando o autor fica sabendo do resultado. Essa escolha fica na regra Quando comunicar o resultado ao autor, e define qual de dois e-mails sai:
- Decisão sobre submissão: o e-mail completo, com o resultado do trabalho, a mensagem escrita para aquele resultado, o comentário da comissão e os pareceres destinados ao autor. Sai um por trabalho.
- Resultados publicados: um aviso neutro de que os resultados foram publicados, com um botão para o autor consultar o trabalho. Não revela se o trabalho foi aceito ou recusado.
| Regra escolhida | Ao registrar a avaliação | Ao publicar os resultados |
|---|---|---|
| Ao registrar a avaliação | Sai a Decisão sobre submissão, na hora | Sai só o aviso de Resultados publicados |
| Só na publicação dos resultados | Nenhum e-mail sai | Saem todas as Decisões sobre submissão de uma vez |
A opção Só na publicação dos resultados é a indicada quando a comissão ainda pode rever avaliações e não quer que um autor receba o resultado antes dos demais. Escolha a regra antes de começar a registrar avaliações. Em qualquer das duas, o resultado final é comunicado uma vez por trabalho, e republicar os resultados não reenvia o e-mail.
Os outros e-mails automáticos das submissões completam a comunicação com o autor:
- Submissão recebida: logo depois que o autor envia o trabalho.
- Lembrete de prazo: na véspera do fim do prazo de envio e do prazo da versão final, às 9h (horário de Brasília).
- Solicitação de correções e versão final: saem sempre na hora, porque fazem parte da conversa com o autor durante a avaliação.
- Documento disponível: quando uma carta, declaração ou certificado é emitido para a pessoa.
Para cada tipo de mensagem, a organização escolhe se ela vai para todos os autores e coautores ou só para o autor correspondente. Se o trabalho não tiver autor correspondente marcado, o e-mail vai para o primeiro autor, para que ninguém fique sem aviso. O texto de cada resultado pode ser escrito por evento, e o histórico de comunicações mostra se cada e-mail saiu.
Como a Softaliza organiza a comissão científica
Na plataforma de eventos da Softaliza, a comissão inteira fica numa tela só, em Científico › Avaliação › Comissão científica, dividida em três partes: os membros da comissão, os coordenadores de GT e os pareceristas por GT. A distribuição, as regras de comunicação e o histórico de e-mails ficam no mesmo evento, junto com as submissões de trabalhos, a avaliação científica, as inscrições e os certificados.
A equipe organizadora conta ainda com guias de uso dentro do painel, com o passo a passo e as telas atuais, entre eles "Pareceristas e coordenadores de GT" e "E-mails das submissões". Para ver o congresso completo, conheça a plataforma para congressos científicos.
Perguntas Frequentes
Qual a diferença entre membro da comissão científica e parecerista?
O membro da comissão científica é um nome exibido no site do evento e nos certificados. O parecerista é quem avalia os trabalhos. A mesma pessoa pode estar nos dois cadastros, mas cada um é feito separadamente, e só o cadastro de parecerista dá acesso à avaliação.
O coordenador de GT também avalia trabalhos?
Sim. O coordenador é parecerista dos GTs que coordena e pode receber trabalhos na distribuição como qualquer parecerista. Na Softaliza, quem é nomeado coordenador e ainda não era parecerista daqueles GTs passa a ser automaticamente.
Coordenador e vice-coordenador têm permissões diferentes?
Não. Os dois cadastram pareceristas e distribuem os trabalhos dos GTs que coordenam. A diferença é só o rótulo.
Posso ligar um parecerista a uma modalidade específica?
Não. O parecerista se liga aos grupos temáticos, não às modalidades. Para separar a avaliação por tipo de trabalho, crie GTs diferentes ou distribua os trabalhos manualmente.
Como cadastrar muitos pareceristas de uma vez?
Pela importação de um arquivo CSV com as colunas nome e email, e opcionalmente cpf e instituicao. Cada arquivo vai para um GT, com até 500 linhas e 1 MB, e cada pessoa importada recebe o convite por e-mail.
O autor recebe o resultado assim que o trabalho é avaliado?
Depende da regra do evento. Na opção Ao registrar a avaliação, o autor recebe o resultado na hora. Na opção Só na publicação dos resultados, todos os autores recebem o resultado de uma vez quando a comissão publica.
Inativar um parecerista apaga os pareceres?
Não. Inativar tira a pessoa da distribuição e preserva atribuições, pareceres e histórico. Ela pode ser reativada a qualquer momento.
Próximos Passos
Uma comissão científica organizada por GT distribui melhor o trabalho e chega ao resultado com menos retrabalho. A Softaliza atende mais de 200 associações, sociedades e sindicatos, com submissão, avaliação, inscrições e certificados na mesma plataforma.
Agendar demonstração gratuita: veja a comissão científica funcionando em cerca de 30 minutos.
Falar com um especialista no WhatsApp: resposta em minutos.
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