A autorização de uso de imagem e voz do palestrante é o documento em que ele permite que a organização grave, transmita e divulgue a sua apresentação, e a forma mais segura de coletá-la é no momento em que ele aceita o convite para o evento. É nesse instante que o palestrante está atento ao evento, e é ali que a organização consegue pedir, de uma vez, a foto, o cargo, o minicurrículo e a autorização, com registro de data e versão.
Na prática, a maioria das organizações ainda coleta isso por e-mail: um PDF para assinar, uma foto que chega em outra mensagem, um minicurrículo que precisa ser pedido de novo no evento seguinte. Quando o evento é gravado, transmitido ou vira replay para os inscritos, a ausência desse registro é um risco jurídico e de LGPD.
Este guia explica o que a autorização precisa conter, por que coletá-la no aceite do convite e como a plataforma de eventos da Softaliza faz isso em quatro passos, com uma política pronta em nome da organização e o registro de cada aceite.
O que é a autorização de uso de imagem e voz do palestrante
É a permissão, dada pelo palestrante, para que a organização use a imagem, a voz, o nome e o conteúdo da apresentação dele nas finalidades do evento: transmissão ao vivo, gravação, replay para os inscritos e divulgação institucional. Sem ela, a organização grava e publica por conta própria, sem base documentada.
Imagem e voz são dados pessoais. Pela Lei Geral de Proteção de Dados, a organização precisa de uma base legal para tratá-los, e o consentimento informado, registrado com data e com o texto que a pessoa leu, é o caminho mais claro para eventos que gravam e publicam conteúdo. O registro importa tanto quanto a assinatura: é ele que mostra, meses depois, o que foi autorizado e em que versão.
O que o termo de uso de imagem e voz precisa constar
Um termo completo responde a seis perguntas. Cada organização deve revisar o texto final com a própria assessoria jurídica.
- Quem autoriza e quem recebe a autorização: o palestrante e a organização, identificada com nome, CNPJ e e-mail de contato.
- O que é autorizado: imagem, voz, nome e a apresentação, inclusive os slides, quando for o caso.
- Para quais finalidades: transmissão ao vivo, gravação, disponibilização aos inscritos depois do evento e divulgação institucional, nas redes e nos materiais do evento.
- Por quanto tempo e em quais meios: prazo da autorização e canais em que o conteúdo pode circular.
- Condições: se a autorização é gratuita e como o palestrante fala com a organização sobre o uso.
- Registro: data do aceite, versão do texto e link da política, para comprovação futura.
A política pode existir como texto, como link para a página que a organização já publica no próprio site, ou os dois. O importante é que o palestrante leia antes de marcar a autorização e que a organização guarde o que ele leu.
Por que coletar a autorização no aceite do convite
Porque é o único momento em que todos os palestrantes passam pelo mesmo lugar, antes do evento, com atenção ao que estão aceitando. Depois disso, cada pendência vira uma cobrança individual por e-mail ou mensagem.
Coletar por e-mail cria quatro problemas recorrentes:
- O PDF assinado fica numa caixa de entrada, sem relação com o cadastro do palestrante no evento.
- Não há versão: se o texto do termo muda, ninguém sabe quem autorizou o quê.
- Foto e minicurrículo chegam em mensagens separadas, em formatos e tamanhos diferentes, e precisam ser redigitados na programação.
- No evento seguinte, tudo é pedido de novo.
No aceite do convite, a autorização entra junto com os dados que a programação precisa, e o convite só é considerado aceito quando o que a organização marcou como obrigatório está completo.
Como funciona na Softaliza: o aceite em quatro passos
Na plataforma de eventos da Softaliza, o palestrante entrega tudo ao selecionar Aceitar no convite, em quatro passos que funcionam no celular.
- Seus dados: cargo ou função e minicurrículo, com o limite de caracteres definido pela organização.
- Foto: com os formatos, o tamanho máximo e a dimensão recomendada informados na tela.
- Uso de imagem e voz: o texto e o link da política aparecem antes da opção de concordância, que vem desmarcada.
- Revisão: o palestrante confere tudo antes de concluir. Voltar para corrigir não apaga o que já foi preenchido.
Se faltar algo obrigatório, ou se a autorização não estiver marcada, o sistema não deixa avançar e diz o que falta. Quem já palestrou em outro evento da plataforma com a mesma conta encontra cargo, minicurrículo e foto preenchidos, com o aviso de onde os dados vieram, e o que ele mudar vale só para aquele evento.
A organização define o que pedir
Na aba Programação, em Palestrantes, o bloco Etapa de aceite do convite define o que o palestrante preenche ao aceitar. Cada item tem duas opções: pedir no aceite e tornar obrigatório.
- Cargo ou função, minicurrículo e foto: pedidos ou não, obrigatórios ou não.
- Limite do minicurrículo: entre 50 e 8.000 caracteres.
- Foto: tamanho máximo de 1 a 4 MB e formatos aceitos entre JPG, PNG e WebP.
- Termo de imagem e voz: ligado no quadro Status dos palestrantes, usando a política da organização ou um texto personalizado para aquele evento.
Sem nada marcado, o convite continua sendo aceito com um único clique, como antes. A organização escolhe o nível de exigência de cada evento.
Política de imagem e voz pronta, em três idiomas
Em Configurações, na página Política de imagem e voz, a plataforma oferece um modelo já preenchido em nome da organização, com nome, CNPJ e e-mail de contato, em português, inglês e espanhol. A organização revisa o texto, ajusta o que precisar e salva. Se já publica a política no próprio site, informa o link: dá para usar só o texto, só o link ou os dois.
A política da organização vale como ponto de partida para todos os eventos. Cada evento usa uma cópia e pode personalizar o texto quando precisar de algo diferente, com o botão de preencher a partir do modelo sugerido.
O modelo é uma sugestão. A organização responde pelo texto que publica, e vale revisá-lo com a assessoria jurídica antes de salvar.
Cada autorização fica registrada
Cada aceite guarda a data, a versão, o texto e o link da política que o palestrante autorizou. É esse conjunto que serve de comprovação depois do evento.
- No quadro Status dos palestrantes, a coluna Convite mostra a data do aceite ou da recusa.
- O botão Ver dados abre a situação do convite, a foto, o cargo, o minicurrículo, cada autorização registrada e o histórico de alterações do perfil.
- Se a política da organização mudar, o evento mostra um aviso para aplicar a versão nova. Ao salvar, nasce uma nova versão do termo, e quem já tinha autorizado precisa autorizar de novo. Os aceites anteriores continuam registrados, com o texto da época.
O que mais o portal do palestrante resolve
O aceite do convite é a porta de entrada do portal do palestrante, que concentra tudo o que a organização costuma cobrar por e-mail. O palestrante vê apenas as etapas que o evento pede:
- Perfil público: foto, cargo, país, minicurrículo e redes, que alimentam a programação e a vitrine de palestrantes do evento, sem redigitação.
- Sessões: confirmação ou recusa de cada atividade, com aviso de sobreposição de horário.
- Material da apresentação: envio dos slides por sessão, com prazo definido pela organização.
- Conflito de interesses: declaração exigida em eventos científicos e da área da saúde.
- Logística: chegada, partida, hospedagem, restrições alimentares e contato de emergência, num relatório só para a equipe de produção.
- Certificado de palestrante: emitido em massa pela organização para quem confirmou pelo menos uma sessão, com código de verificação. Veja o que precisa constar em certificado de palestrante.
O quadro Status dos palestrantes mostra o andamento de cada etapa por palestrante e pode ser exportado para planilha. Tudo isso faz parte da plataforma de eventos da Softaliza, junto com inscrições, programação, credenciamento e certificados.
Checklist para o próximo evento
- Salvar a política de imagem e voz da organização, revisada pela assessoria jurídica.
- Ligar o termo no evento e definir o que o aceite vai pedir: cargo, minicurrículo e foto, com os obrigatórios.
- Montar a programação e vincular cada palestrante às suas atividades.
- Convidar os palestrantes pelo e-mail de acesso e acompanhar o quadro de status.
- Conferir, em Ver dados, as autorizações registradas antes da transmissão ou da gravação.
Perguntas Frequentes
O que é a autorização de uso de imagem e voz de palestrantes?
É a permissão dada pelo palestrante para que a organização grave, transmita e divulgue a imagem, a voz, o nome e a apresentação dele nas finalidades do evento. Na Softaliza, ela é coletada no aceite do convite, com registro de data, versão, texto e link.
Preciso do termo se o evento não for gravado?
Se o evento não é gravado, transmitido nem fotografado, a necessidade é menor. Na prática, quase todo evento publica fotos e divulga os palestrantes nas redes, e muitos disponibilizam o replay aos inscritos, por isso vale coletar a autorização sempre. A organização decide, evento a evento, se o termo fica ligado.
Como coletar a autorização de uso de imagem dos palestrantes?
Na Softaliza, a organização liga o termo de imagem e voz na aba Palestrantes do evento. Ao aceitar o convite, o palestrante lê o texto e o link da política e marca a autorização, junto com a foto, o cargo e o minicurrículo. O convite só é aceito com os itens obrigatórios completos.
O palestrante precisa assinar um PDF?
Não. A autorização é registrada na plataforma no momento do aceite, com data, versão, texto e link aceitos. O registro fica disponível para a organização em Ver dados, no quadro Status dos palestrantes.
Se eu mudar o texto da política, os aceites antigos continuam valendo?
Os aceites anteriores continuam registrados com o texto da época. Ao salvar uma versão nova no evento, quem já tinha autorizado passa a ver o pedido de novo aceite, e a organização acompanha quem já autorizou a versão atual.
Em quais idiomas a política está disponível?
O modelo sugerido pela Softaliza existe em português, inglês e espanhol, preenchido com o nome, o CNPJ e o e-mail da organização. A organização pode editar o texto, usar só o link da própria política ou os dois.
O palestrante precisa preencher tudo de novo em cada evento?
Não. Quem já preencheu cargo, minicurrículo e foto em outro evento da plataforma, com a mesma conta, encontra os dados preenchidos para revisar. O que ele alterar vale apenas para o evento atual.
Próximos Passos
Com o aceite do convite, o palestrante entrega foto, minicurrículo, cargo e a autorização de uso de imagem e voz de uma vez, e a organização passa a ter o registro de cada autorização dentro da própria plataforma de eventos. A Softaliza já realizou mais de 1.000 eventos e atende mais de 200 associações, sociedades e sindicatos.
Agendar demonstração e ver o portal do palestrante funcionando.
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