Cobrar uma taxa por trabalho submetido é uma forma de o evento científico custear a avaliação, a programação, os anais e os certificados de cada trabalho, sem concentrar todo esse custo no valor da inscrição. A cobrança pode acontecer no envio, para o trabalho além dos incluídos na inscrição, ou no aceite, só para os trabalhos aprovados.
Em muitos congressos, a chamada de trabalhos é a parte que mais cresce e a que mais exige da comissão científica. Cada trabalho enviado precisa ser avaliado, encaixado na programação, publicado nos anais e certificado. Quando a submissão é sempre gratuita, esse custo fica diluído no orçamento do evento.
Neste guia, mostramos por que a cobrança por trabalho pode ser interessante, como escolher entre cobrar no envio ou no aceite, quantos trabalhos incluir na inscrição e o que acontece quando a taxa vence. No fim, explicamos como a Softaliza conduz tudo isso na plataforma de eventos.
Por que cobrar por trabalho submetido pode ser interessante
- Sustentabilidade do evento: a submissão passa a contribuir com os custos que ela mesma gera, como avaliação, anais e certificados.
- Estímulo à inscrição: quando a inscrição já inclui um trabalho, quem quer submeter se inscreve no evento.
- Cobrança justa: com a taxa no aceite, o autor paga só pelo trabalho aprovado.
- Flexibilidade por modalidade: é possível cobrar o artigo completo e manter o resumo gratuito, por exemplo.
- Menos trabalho manual: o envio pago se conclui sozinho, e a taxa vencida suspende o trabalho sem que a comissão precise cobrar autor por autor.
- Conciliação mais simples: a situação de cada trabalho fica numa tela só, com exportação para planilha.
No envio ou no aceite: quando cobrar
A primeira decisão é o momento da cobrança. Cada evento escolhe um dos dois:
| No envio | No aceite | |
|---|---|---|
| Quem paga | O autor do trabalho além dos incluídos na inscrição | O autor de cada trabalho aprovado além dos incluídos |
| Quando | Antes de o trabalho ser enviado | Depois da divulgação do resultado, dentro de um prazo |
| Se não pagar | O trabalho fica salvo como rascunho e não é enviado | O trabalho continua aceito, mas fica suspenso |
| Faz sentido quando | O evento quer cobrar já na submissão | O evento quer cobrar só de quem foi aprovado |
Na cobrança no envio, o autor preenche o trabalho normalmente. Ao enviar, se o trabalho passa dos incluídos na inscrição, ele vai para a página de pagamento do trabalho. O trabalho fica salvo como rascunho e é enviado automaticamente assim que o pagamento é aprovado: na hora, no cartão, e ao compensar, no Pix.
Na cobrança no aceite, quando o resultado é divulgado, o autor recebe um e-mail com o valor, o prazo e o botão para pagar. A organização define os dias para pagar e quantos dias antes do vencimento sai o lembrete. Se o evento divulga os resultados numa data programada, a taxa só aparece depois da divulgação: a cobrança nunca antecipa o resultado.
Quantos trabalhos incluir na inscrição
A organização define quantos trabalhos cada inscrição já inclui, no geral ou por categoria. Por exemplo, a inscrição Profissional inclui um trabalho e a de Estudante, nenhum. Para cobrar todos os trabalhos, basta usar zero.
Quando a inscrição dá direito a trabalhos incluídos, o autor precisa estar com a inscrição confirmada para enviar, porque é a categoria da inscrição que define quantos trabalhos estão incluídos. Na prática, a submissão passa a caminhar junto com a inscrição no evento.
Cobrar só algumas modalidades
A cobrança não precisa valer para todos os tipos de trabalho. Em Modalidades cobradas, a organização marca as modalidades em que a taxa vale. Assim, é possível cobrar o artigo completo e deixar o resumo gratuito. Quando nenhuma modalidade é marcada, a cobrança vale para todas.
O que acontece quando a taxa vence
Se o prazo da taxa do aceite vence sem pagamento, o trabalho continua aceito, mas fica suspenso:
- sai da lista pública de trabalhos aceitos e do app do evento;
- fica fora dos anais e da programação gerada a partir dos aceitos;
- não recebe carta de aceite nem certificado de apresentação.
Documentos já emitidos continuam válidos. O autor ainda pode pagar depois do prazo: assim que o pagamento é aprovado, o trabalho volta sozinho para todas essas listas. A dispensa da taxa também tira a suspensão. E, se a organização deixar o prazo em branco, a taxa não vence e o trabalho nunca é suspenso.
Como acompanhar e conciliar
Na tela de cobrança, cada trabalho das modalidades cobradas aparece com o autor, a inscrição e a situação:
- Incluído na inscrição: ocupa uma das vagas da inscrição;
- Será cobrado: rascunho ou trabalho em avaliação que vai gerar taxa;
- A pagar: taxa em aberto;
- Vencida · suspenso: taxa do aceite vencida sem pagamento;
- Pago ou dispensado: taxa resolvida, com a data.
Os filtros mostram uma situação de cada vez. A exportação em CSV ou Excel traz protocolo, título, autor, modalidade, inscrição e categoria, valor, situação, prazo, data e forma de pagamento, resultado do trabalho e quem dispensou a taxa.
Para isentar um autor, como um palestrante convidado, a organização clica em Dispensar taxa e informa o motivo. A dispensa fica registrada com quem dispensou, quando e por quê, e aparece na planilha exportada.
Cuidados antes de abrir a chamada
- Defina a regra antes de abrir a chamada: reduzir os trabalhos incluídos depois que a chamada abriu pode fazer trabalhos já enviados aparecerem como a pagar.
- Publique as regras no edital: valor por trabalho, momento da cobrança, prazo e o que acontece com a taxa vencida.
- Escolha as formas de pagamento: cartão, Pix e boleto. O boleto vem desligado porque compensa em até um dia útil.
- Combine a política de reembolso: não há devolução automática. Um reembolso, se combinado, é tratado manualmente pela organização.
- Saiba o que acontece no estorno: se o valor for estornado no meio de pagamento, a taxa volta para a pagar, e a organização decide se cobra de novo ou dispensa.
Como a Softaliza conduz a cobrança por trabalho
Na Softaliza, a cobrança por trabalho faz parte da gestão científica da plataforma de eventos, junto com as inscrições, a programação, os anais e os certificados. O recurso é opcional e liberado pela nossa equipe para a organização que solicitar. Depois de liberado, ele aparece em Científico › Submissões › Cobrança, em todos os eventos científicos da organização.
- Trabalhos incluídos por inscrição, no geral ou por categoria.
- Cobrança no envio ou no aceite, com valor por trabalho e modalidades cobradas.
- Prazo, e-mail de aviso e lembrete, com textos editáveis.
- Suspensão automática da taxa vencida e reativação no pagamento ou na dispensa.
- Acompanhamento com filtros, dispensa com motivo e exportação em CSV ou Excel.
- Pagamento por cartão, Pix ou boleto, pelo mesmo meio de pagamento das inscrições.
Veja a página de congressos científicos e o guia de submissão de trabalhos em congresso.
Perguntas Frequentes
O que é taxa de submissão de trabalhos?
É o valor que o autor paga por trabalho enviado a um evento científico. Ela pode ser cobrada no envio ou no aceite e ajuda a custear a avaliação, a programação, os anais e os certificados.
Qual a diferença entre cobrar no envio e no aceite?
No envio, o trabalho além dos incluídos na inscrição só é enviado depois de pago. No aceite, cada trabalho aprovado além dos incluídos gera uma taxa, com prazo, e-mail de aviso e lembrete.
A inscrição pode incluir trabalhos sem custo?
Pode. Na Softaliza, a organização define quantos trabalhos cada inscrição inclui, no geral ou por categoria, como um trabalho na inscrição Profissional e nenhum na de Estudante.
O que acontece se o autor não pagar a taxa do aceite?
O trabalho continua aceito, mas fica suspenso: sai da lista pública, dos anais e da programação e não recebe carta de aceite nem certificado. Quando o pagamento é aprovado, ou a organização dispensa a taxa, ele volta sozinho.
Dá para cobrar só algumas modalidades?
Sim. Na Softaliza, a organização marca as modalidades cobradas, por exemplo o artigo completo, e as demais, como o resumo, continuam gratuitas.
Quais são as formas de pagamento da taxa?
Cartão, Pix e boleto, conforme a organização definir. O boleto vem desligado porque compensa em até um dia útil.
A taxa é devolvida se o autor desistir?
Não há devolução automática. A cobrança é sempre feita para frente, no envio ou no aceite, e um reembolso, se combinado, é tratado manualmente pela organização.
Próximos Passos
A cobrança por trabalho ajuda o evento científico a se sustentar sem pesar só na inscrição. A Softaliza atende mais de 200 associações, sociedades e sindicatos.
Agendar demonstração gratuita: veja a cobrança por trabalho funcionando em cerca de 30 minutos.
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