Uma associação médica gerencia os sócios e o congresso anual na mesma plataforma quando o cadastro do associado, a cobrança da anuidade e a inscrição no congresso compartilham um único login e uma única base de dados. Na prática, o médico entra na área do associado, vê a anuidade em dia e se inscreve no congresso já com o valor de associado, sem cupom e sem conferência manual da secretaria. No fim do evento, o certificado aparece na mesma área em que ele consulta a carteira e os pagamentos.
Esse é o desenho que usamos na Softaliza com mais de 200 associações e sociedades, entre elas sociedades médicas e científicas que realizam congresso todos os anos. A anuidade, o congresso, a submissão de trabalhos e os certificados ficam no mesmo sistema, e a secretaria para de conciliar planilhas entre dois fornecedores.
Neste artigo explicamos o que muda quando as duas frentes ficam juntas, como funciona cada ponto de contato entre o cadastro de sócios e o congresso, e o que avaliar antes de contratar um sistema com essa proposta.
Por que separar sócios e congresso custa caro
Quando a gestão de associados fica em um sistema e o congresso em outro, a secretaria vira a ponte entre os dois, e toda ponte manual falha em algum momento. Os problemas se repetem de sociedade em sociedade:
- Lista de adimplentes enviada por planilha à empresa do evento, que já está desatualizada no dia seguinte, quando mais um sócio quita a anuidade.
- Cupom de desconto de associado que circula em grupos de WhatsApp e acaba usado por quem não é sócio.
- Autor que submete trabalho sem ser sócio, quando o edital exige o vínculo, e a comissão só descobre na conferência final.
- Certificados emitidos fora da plataforma da sociedade, que o associado perde e pede de novo à secretaria meses depois.
- Dois cadastros com o mesmo CPF, um na associação e outro no congresso, com dados divergentes e o dobro de obrigações de proteção de dados.
Cada um desses pontos é uma tarefa a mais para uma equipe que costuma ser pequena. Juntar as duas frentes elimina a tarefa, não só a facilita.
Um login para o associado e para o congressista
O ponto de partida é um único login: o mesmo acesso que o médico usa na área do associado serve para se inscrever no congresso. No nosso sistema, o cadastro do associado recebe os campos que a sociedade exige, como CRM, UF, RQE e especialidade, e cada categoria define os documentos obrigatórios. Nas categorias com análise ativada, o cadastro entra em uma fila de revisão e só é ativado após a aprovação da secretaria.
Com esse cadastro feito uma vez, o associado:
- entra na área restrita e vê a carteira digital, a situação da anuidade e o histórico de pagamentos;
- acessa o hotsite do congresso e se inscreve com o mesmo login, sem preencher os dados de novo;
- encontra, depois do evento, o certificado na mesma área em que já estava.
Para a secretaria, o ganho é ter uma única ficha por pessoa. O que muda no cadastro do sócio vale na hora para o congresso, e o que o congressista informa na inscrição fica guardado na ficha do associado. Veja como funciona o sistema para sociedades médicas.
Preço de associado aplicado sozinho na inscrição
Quem está com a anuidade em dia recebe o valor de associado na inscrição do congresso automaticamente, sem informar cupom. O sistema consulta a situação do associado no momento da inscrição e aplica a categoria certa. Quem não é sócio, ou está em atraso, vê o valor cheio.
A inscrição do congresso mantém tudo o que uma plataforma de eventos precisa ter:
- Categorias e lotes, com virada de lote na data ou ao esgotar as vagas, e cupons para os casos que a sociedade decidir;
- Pagamento por Pix, boleto ou cartão com parcelamento;
- E-mail para quem começou e não concluiu a inscrição, recuperando parte das vendas perdidas;
- Painel único para a secretaria, com as inscrições e a situação do sócio na mesma tela.
A diferença entre o valor de associado e o valor cheio, exibida na hora da inscrição, é um dos argumentos mais fortes para a filiação. Tratamos desse efeito em como transformar eventos em portas de entrada para novos sócios.
Submissão de trabalhos ligada ao cadastro
Para congressos com trabalhos científicos, a submissão acontece na mesma plataforma, com o mesmo login da inscrição, o que evita cadastro duplicado do autor e permite à comissão conferir a situação de quem submete. A gestão científica é um módulo adicional para os congressos que precisam dela.
O módulo cobre o ciclo completo da comissão científica:
- Submissão por área temática e por tipo de trabalho, como resumo, pôster e apresentação oral;
- Avaliação aberta, cego simples ou duplo-cego, conforme a regra do edital;
- Parecer ao autor e comentário confidencial à comissão, em campos separados, para que o autor receba só o que a comissão decidir enviar;
- Resultado divulgado ao autor no registro da decisão ou em uma data única, com e-mail;
- Anais do evento, que podem receber DOI para os trabalhos aprovados.
O detalhe do fluxo está em submissão de trabalhos em congresso: como funciona e no guia da comissão científica.
Certificados na área do associado
O certificado de participação, de autor ou de palestrante fica disponível na área restrita do associado, no mesmo lugar em que ele consulta a carteira e os pagamentos. O médico não precisa procurar um e-mail antigo nem pedir uma segunda via à secretaria: quando precisar comprovar a participação, baixa o documento de novo.
Para a sociedade, isso encerra uma das filas mais repetitivas de atendimento depois do congresso. Os certificados são emitidos pela plataforma de eventos com QR Code de validação e ficam ligados à ficha da pessoa, inscrita ou associada, e não a um endereço de e-mail solto.
O congresso como fonte de novos sócios
Todo inscrito no congresso que não é associado entra na mesma base de dados da sociedade, e a secretaria pode falar com esse grupo depois do evento. Como o cadastro é único, não há importação de lista: os não associados já estão lá, com a inscrição registrada.
A comunicação segmentada permite enviar a esse grupo um convite para a filiação, com o valor que ele deixou de economizar na inscrição como argumento concreto. Para a diretoria, o congresso deixa de ser só uma receita de três dias e passa a alimentar a anuidade do ano seguinte.
Prova de título e educação continuada no mesmo lugar
A mesma lógica vale para as outras frentes de uma sociedade médica. A prova de título de especialista é um tipo de evento na plataforma: a sociedade publica o edital e o cronograma, o candidato envia os documentos da sua via de acesso e acompanha a candidatura, e a comissão analisa, publica o deferimento com prazo de recurso e exporta a lista de aptos. A aplicação da prova, as notas e a banca permanecem com a comissão ou com a empresa aplicadora.
A educação continuada ao longo do ano usa a plataforma de cursos da Softaliza, a Academy, disponível no plano Premium, com os cursos gratuitos ou pagos oferecidos ao associado dentro da mesma área restrita. E o aplicativo com a marca da sociedade leva a carteira, a programação do congresso e os avisos para o celular do médico.
O que avaliar antes de contratar
Antes de fechar com um sistema que promete integrar sócios e congresso, confira se a integração é de verdade ou se depende de importações periódicas. Os pontos que separam uma plataforma integrada de dois sistemas com um conector:
- Login único: o associado usa o mesmo acesso para a área restrita e para a inscrição no congresso.
- Preço pela situação da anuidade: o valor de associado aparece sem cupom, com base no pagamento registrado no sistema.
- Categorias da medicina: titular, aspirante, residente, acadêmico e as que o estatuto definir, com documentos próprios por categoria.
- Submissão com avaliação cega no mesmo sistema, com o autor identificado pelo mesmo cadastro.
- Certificados na área do associado, e não só por e-mail.
- Um cadastro por pessoa, o que simplifica a adequação à LGPD.
- Relatórios únicos, com inscrições, anuidade e trabalhos na mesma visão da secretaria.
- Aplicativo com a marca da sociedade, se a diretoria quiser o congresso e a carteira no celular do associado.
Nossa lista completa, com as dez funções que uma sociedade médica deve exigir, está em sistema para sociedade médica: o que ele precisa ter.
Como funciona na Softaliza
A Softaliza reúne em uma plataforma a gestão de associados e a plataforma de eventos, com um login para o associado e um painel para a secretaria. A gestão de associados cobre cadastro com análise, anuidade por categoria, carteira digital, comunicação, votações e a área restrita. A plataforma de congressos científicos cobre hotsite, inscrições, programação, certificados e, como módulo adicional, a gestão científica com submissão e avaliação.
A gestão de associados é contratada em um dos planos mensais. O congresso e a gestão científica são contratados conforme o porte do evento. Para sociedades que hoje usam dois fornecedores, fazemos a migração dos dados dos associados e configuramos o primeiro congresso junto com a secretaria.
Perguntas Frequentes
Como uma associação médica pode gerenciar os sócios e o congresso anual na mesma plataforma?
Usando um sistema em que o cadastro do associado, a anuidade e a inscrição no congresso compartilham o mesmo login e a mesma base de dados. Na Softaliza, o associado adimplente se inscreve com o valor de sócio sem cupom, submete trabalhos com o mesmo acesso e recebe o certificado na área restrita.
O associado precisa de dois cadastros, um para a anuidade e outro para o congresso?
Não. O cadastro é único: o mesmo login da área do associado serve para a inscrição no congresso, para a submissão de trabalhos e para baixar os certificados. A secretaria mantém uma ficha por pessoa.
Como o sistema sabe que o inscrito é associado adimplente?
A inscrição consulta a situação da anuidade registrada na gestão de associados no momento em que a pessoa se inscreve. Quem está em dia recebe o valor de associado automaticamente; quem não é sócio ou está em atraso vê o valor cheio.
A submissão de trabalhos pode ser restrita a associados?
A regra é da comissão científica e consta do edital. Como o autor submete com o mesmo login da inscrição, a secretaria consegue conferir a situação de quem submeteu antes da avaliação, sem cruzar planilhas de dois sistemas.
Onde ficam os certificados do congresso?
Na área restrita do associado, junto com a carteira digital e o histórico de pagamentos. Cada certificado sai com QR Code de validação, e o participante baixa o documento quando precisar, sem pedir segunda via à secretaria.
A mesma plataforma serve para a prova de título de especialista?
Sim. A prova de título é um tipo de evento na plataforma: edital, envio de documentos por via de acesso, análise pela comissão, deferimento com prazo de recurso e exportação da lista de aptos. A aplicação da prova e as notas permanecem com a comissão da sociedade.
Quanto custa ter sócios e congresso na mesma plataforma?
A gestão de associados da Softaliza tem três planos mensais, a partir de R$ 297, detalhados na página de planos. O congresso e o módulo de gestão científica são contratados conforme o porte do evento, e enviamos a proposta depois de conhecer o calendário da sociedade.
Próximos Passos
Sociedades médicas que juntam sócios e congresso em uma plataforma ganham uma secretaria com menos tarefas repetidas e um associado que encontra tudo em um só lugar. Fazemos isso há anos com sociedades de várias especialidades.
Agendar demonstração gratuita, para ver o fluxo do associado até o certificado em 30 minutos.
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