Eventos online e híbridos na Softaliza: guia completo

Na plataforma de eventos da Softaliza, um evento online ou híbrido reúne, no mesmo lugar, a inscrição, a transmissão pelo Zoom dentro da plataforma, as perguntas e enquetes ao vivo, as gravações e o certificado, com um único login para o participante. Um link de reunião resolve uma chamada entre colegas, mas não um webinar, uma jornada ou um congresso: falta controlar quem entra, organizar as salas, guardar as gravações e emitir o certificado de quem participou.

Associações, sociedades científicas e sindicatos usam eventos online para alcançar associados que não podem viajar, abrir uma categoria de inscrição a mais e deixar o conteúdo disponível depois. Para isso, a estrutura por trás da transmissão precisa ser a mesma do evento presencial: inscrição com preço de associado, comunicação automática, certificado com validação pública.

Este guia mostra o caminho completo de um evento online na Softaliza, da criação do evento ao certificado, e o que muda quando o evento é híbrido. O vídeo abaixo resume tudo em menos de três minutos.

O que muda ao criar um evento online

Ao criar o evento, a organização escolhe o formato: presencial, online ou híbrido. No formato online, o bloco de endereço físico some do cadastro e do hotsite. No lugar dele, entra um endereço público do evento online, que pode aparecer nas páginas públicas, enquanto o link restrito aos inscritos fica na seção de transmissão.

Outros ajustes que fazem diferença num evento com público distante:

• Tipo de evento: são 15 tipos, entre eles webinar, aula online, feira digital, simpósio e congresso. O tipo define campos extras na inscrição e nos certificados.
• Fuso horário do evento: 15 opções, de Brasília a Lisboa e Madri, passando por Bogotá, Lima, Santiago e Cidade do México. O fuso vale para a transmissão, o credenciamento e os prazos; o hotsite exibe as datas no horário de Brasília.
• Idiomas: título, descrição e hotsite em português, inglês ou espanhol, e e-mails automáticos nos três idiomas.
• Identidade: logo, ícone, cor do evento, SEO e indexação na vitrine pública de eventos.

Hotsite e inscrições para o público online

O hotsite do evento online mostra a programação por trilha, os palestrantes, os ingressos e o contato, sem a seção de local. A venda de inscrições acontece no mesmo endereço, com as mesmas regras do evento presencial:

• Categorias e lotes com preço, período de venda e vagas, inclusive preço de associado e lote exclusivo para associados.
• Cupons em percentual ou valor fixo, links gratuitos de uso único e inscrições de cortesia pela equipe.
• Pagamento por Pix, cartão com parcelamento e boleto.
• Inscrição corporativa, em que uma empresa compra um lote de vagas num pedido único e nomeia os participantes depois.
• Formulário de inscrição com campos próprios, como país e especialidade, e análise de cadastros quando a categoria exige comprovante.
• Limite geral de inscrições, conferido no momento da reserva, e aviso para quem chega antes da abertura.

Quem usa o sistema de gestão de associados entra com o mesmo login do Assocializa, e o preço de associado é aplicado para quem está em dia. Para quem organiza o evento inteiro, o guia como organizar um congresso online cobre o planejamento passo a passo.

Transmissão pelo Zoom, com as salas por nossa conta

A transmissão dos eventos online da Softaliza é pelo Zoom, e nós cuidamos das salas. A nossa equipe cria a sala na conta Zoom da Softaliza e entrega o link à organização, que não precisa ter conta própria no Zoom nem conectar nada à plataforma.

O que a organização recebe:

• Sala de palestras, em que a plateia assiste e só os palestrantes aparecem, ou sala com interação, em que o moderador libera áudio e câmera dos participantes quando faz sentido.
• Sala de espera e admissão pelo anfitrião, para controlar quem entra.
• Suporte ao vivo da equipe durante a transmissão, para palestrantes e moderadores.
• Gravação automática das atividades.

Como liberar o link na hora certa

O link da transmissão fica na seção Transmissão do evento, e a liberação para os inscritos é automática. A organização cola o link, escolhe quando liberar e salva a transmissão separadamente das demais alterações do evento.

• Liberar antes do início: 15, 20 ou 30 minutos antes, ou outra antecedência em minutos, horas ou dias. O horário é calculado a partir do início do evento e refeito se a data mudar.
• Liberar agora: antecipa o acesso depois que o link foi salvo. A seção mostra a data e a hora em que a transmissão fica disponível.
• Enviar por e-mail: o link pode ir por e-mail aos inscritos na hora ou numa data e hora programadas.

Uma sala para cada atividade

Quando o evento tem várias salas ao mesmo tempo, cada atividade da programação recebe o próprio link de transmissão e a própria antecedência de liberação. Nesse caso, o acesso é calculado pelo dia e horário da atividade, não pelo início geral do evento, e o inscrito vê a atividade na própria inscrição quando ela tem um link configurado.

A programação do evento online tem os mesmos recursos da presencial: dias, trilhas, salas, tipos de atividade, palestrantes com convite e portal próprio, conflito de horário sinalizado e títulos em inglês e espanhol. Cada atividade também guarda o link da gravação, que alimenta a biblioteca de gravações depois do evento.

O que o participante vê

O participante entra com a conta usada na inscrição, abre Meus eventos e, quando o link está liberado, vê o botão Entrar na transmissão em destaque na tela Hoje. Antes da liberação, a tela diz quando o acesso ficará disponível. Se houver pagamento pendente, ela informa a pendência: só a inscrição paga ou gratuita entra.

• No computador, a transmissão abre dentro da plataforma. A página verifica se a inscrição pertence à pessoa logada e se o acesso está liberado. A reunião pode mostrar a sala de espera até o anfitrião iniciar e admitir os participantes.
• No celular, ou quando o navegador bloqueia o player, o botão Abrir no Zoom leva à mesma sala, sem exigir nada da organização.
• Se algo não abrir, a tela mostra uma mensagem específica para cada situação, o que facilita o suporte: basta pedir ao participante o texto exato.
• A organização acompanha o acesso pela área de inscrições.

Perguntas, enquetes, avisos e fórum

Durante a sessão, o participante envia perguntas com o próprio nome, e a organização modera a fila antes de levar a pergunta ao palestrante. A função é ligada por atividade, e as perguntas aprovadas podem ficar públicas para os demais inscritos.

O engajamento de eventos da Softaliza também inclui:

• Enquetes ao vivo por atividade, com resultado em percentual.
• Enquetes do evento, enviadas a todos os inscritos confirmados, com abertura, fechamento e resultado liberado depois do fim, com aviso na área do participante e no app quando a votação abre.
• Timeline de avisos da organização, com reação, comentário, fixação e notificação.
• Documentos e links por evento ou por sessão, só para inscritos.
• Fórum do evento, com tópicos, categorias, denúncias e moderação.
• Painel do engajamento em números, sem identificar pessoas.

Os detalhes das perguntas do público estão em perguntas ao vivo.

Comunicação automática

A comunicação do evento online sai sozinha a partir de gatilhos da jornada do participante. As automações têm cinco gatilhos: ao confirmar a inscrição, dias antes do evento, dias depois do evento, sem check-in e jornada do participante pendente, cada um com horário de envio e modelo com variáveis do evento, como o nome do participante, a data e o tipo de ingresso.

Além das automações, a organização envia e-mails em quatro passos (evento, conteúdo, público e revisão), com rascunho, agendamento e acompanhamento dos enviados. O link da transmissão tem envio próprio, na hora ou programado. A agenda pessoal lembra o participante das atividades que ele favoritou, e a arte de participação confirmada, com o nome do inscrito, ajuda na divulgação nas redes.

Gravações depois do evento

Depois do evento, as gravações ficam disponíveis para os inscritos no período que a organização definir. O período vale para todas as gravações cadastradas no evento, no fuso do evento: sem data de início, a liberação é imediata; sem data de fim, as gravações ficam disponíveis de forma permanente.

Só inscrições confirmadas ou presentes, pagas ou gratuitas e sem estorno recebem os links. Na área do participante, as gravações ficam junto com os documentos, a timeline e o fórum, e o evento vira conteúdo sob demanda com a carga horária e o certificado do próprio evento.

Certificado do evento online

O certificado do evento online pode ser emitido para toda inscrição confirmada e paga, sem depender de credenciamento. A organização também pode escolher outros critérios: presença registrada, permanência mínima ou mínimo de atividades confirmadas, com um número de dias de presença exigidos.

• Emissão automática ou em lote pelo organizador.
• Carga horária somada da programação, sem os intervalos, ou informada manualmente.
• Pesquisa de satisfação que pode ser exigida antes do certificado.
• Modelo com a arte da entidade, QR Code e validação pública por código.
• E-mail automático ao emitir, opcional, e reemissão ou revogação com registro.

Para turmas que concluíram antes de usar a plataforma, existe a emissão retroativa. Veja mais em certificados.

Evento híbrido: um evento, dois públicos

No evento híbrido, a plateia presencial e o público online participam do mesmo evento, com a mesma programação, a mesma inscrição e o mesmo hotsite. O que muda é a entrada de cada público:

• A plateia presencial passa pelo credenciamento: entrada, saída, reentrada e presença por atividade, com QR Code, busca manual e operação sem internet. A janela operacional do credenciamento pode começar antes e terminar depois do horário oficial.
• O público online entra pela transmissão liberada na plataforma.
• As perguntas e enquetes por atividade formam uma fila só, para quem está na sala e para quem assiste de longe.
• O certificado usa o mesmo modelo para os dois públicos, e as gravações ficam para todos os inscritos depois.

Nos próximos dias, publicamos aqui no blog um guia dedicado ao planejamento do evento híbrido.

Resumo das funcionalidades para eventos online

• Formato presencial, online ou híbrido, com fuso horário e hotsite em três idiomas.
• Hotsite com programação por trilha, palestrantes e ingressos; inscrições com categorias, lotes, preço de associado, cupons e inscrição corporativa; Pix, cartão parcelado e boleto.
• Sala Zoom criada e acompanhada pela nossa equipe, com suporte ao vivo e gravação automática.
• Link da transmissão com liberação automática, liberação imediata e envio por e-mail.
• Link e gravação por atividade da programação.
• Botão Entrar na transmissão na área do participante, com player dentro da plataforma e abertura no Zoom pelo celular.
• Perguntas com nome e moderação, enquetes ao vivo e do evento, avisos, documentos e fórum.
• Automações de e-mail por gatilho, em português, inglês e espanhol.
• Gravações com período de disponibilidade definido pela organização.
• Certificado por inscrição confirmada ou por presença, com validação pública.
• Evento híbrido com credenciamento por QR Code e o mesmo certificado para os dois públicos.

A página eventos online traz a visão geral do serviço, e a plataforma de eventos mostra o restante dos módulos, como submissão de trabalhos e aplicativo do evento.

Perguntas Frequentes

A transmissão do evento online fica dentro da plataforma?

Sim. Na Softaliza, o participante entra em Meus eventos e clica em Entrar na transmissão; no computador, a transmissão abre dentro da plataforma, que confere a inscrição e a liberação a cada acesso. No celular, o botão Abrir no Zoom leva à mesma sala.

Preciso ter conta no Zoom para fazer um evento online?

Não. A equipe da Softaliza cria a sala na conta Zoom da Softaliza e entrega o link à organização, que só precisa colar o link na seção Transmissão do evento. A organização não conecta conta própria nem configura nada no Zoom.

Quem não pagou a inscrição consegue entrar na transmissão?

Não pelo botão da plataforma. O acesso aparece apenas para inscrições pagas ou gratuitas, e a tela informa a pendência de pagamento. Como o link do Zoom enviado por e-mail pode ser encaminhado, a plataforma sugere liberar o acesso só pela área do participante em eventos pagos.

Como liberar a transmissão alguns minutos antes do início?

Na seção Transmissão do evento, a organização escolhe liberar 15, 20 ou 30 minutos antes, ou outra antecedência em minutos, horas ou dias. O botão Liberar agora antecipa o acesso a qualquer momento, e cada atividade da programação pode ter a própria antecedência.

As gravações ficam disponíveis depois do evento?

Sim. Cada atividade guarda o link da gravação, e a organização define o período de disponibilidade: imediato, por um prazo ou permanente. Só inscrições confirmadas ou presentes, pagas ou gratuitas e sem estorno recebem os links, na área do participante.

Como funciona o certificado em um evento online?

O certificado pode ser emitido para toda inscrição confirmada e paga, sem credenciamento, ou por critérios de presença. Ele traz a carga horária da programação, a arte da entidade e um código de validação pública, e a pesquisa de satisfação pode ser exigida antes da emissão.

O público pode fazer perguntas durante a transmissão?

Sim. As perguntas do público são ligadas por atividade, enviadas com o nome do participante e moderadas pela organização antes de chegar ao palestrante. A mesma atividade pode ter enquetes ao vivo, e o evento inteiro pode ter enquetes com resultado liberado ao fechar.

Dá para fazer um evento híbrido na mesma plataforma?

Sim. No formato híbrido, a plateia presencial passa pelo credenciamento por QR Code e o público online entra pela transmissão, no mesmo evento, com a mesma programação e inscrição. As perguntas e enquetes formam uma fila só, e o certificado é o mesmo para os dois públicos.

Próximos Passos

A Softaliza já realizou mais de 1.000 eventos e atende mais de 200 associações, sociedades e sindicatos. O evento online usa a mesma plataforma do presencial, com o mesmo login do associado, a mesma comunicação e o mesmo certificado.

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